Wyobraź sobie piątkowe popołudnie. Właśnie kończysz tydzień intensywnej pracy, a tu nagle telefon dzwoni nieustannie. Klienci skarżą się, że zamówili produkty, które… magicznie zniknęły z magazynu. Tymczasem dział logistyki nie ma pojęcia o nowych zamówieniach, a księgowość walczy z fakturą, która „utknęła” między systemami. Brzmi znajomo? Jeśli prowadzisz sklep internetowy z kilkudziesięcioma zamówieniami dziennie, sprzedajesz międzynarodowo i korzystasz z wielu kanałów sprzedaży, takie scenariusze to prawdopodobnie twoja codzienność.
Integracja ERP z eCommerce powinna być antidotum na te problemy. Ale… tylko wtedy, gdy zrobisz to mądrze. W praktyce wiele firm wpada w pułapki, które zamiast ułatwiać, komplikują życie. Oto najczęstsze błędy i sposoby, by ich uniknąć.
„Po co nam szczegółowa analiza? Znamy swoje potrzeby!”
Jedna z największych pomyłek? Brak dogłębnego zrozumienia własnych wymagań przed integracją. Często zakładamy, że skoro system ERP działał dotąd „jakoś”, to po integracji z eCommerce po prostu „się dostosuje”. Efekt? Chaos w danych, podwójna praca i… nerwowe spotkania zespołów.
Przykład z życia: Firma odzieżowa postanowiła zintegrować Magento z SAP. Niestety, nie uwzględnili, że ich system ERP nie obsługuje automatycznej aktualizacji zdjęć produktów w 12 językach. Efekt? Przez miesiąc klienci z Hiszpanii widzieli opisy po niemiecku.
Jak to naprawić?
-
-
Spisz listę wszystkich procesów, które mają być zautomatyzowane (np. aktualizacja stanów magazynowych, generowanie faktur VAT dla różnych krajów).
-
Zaangażuj w planowanie nie tylko IT, ale też dział sprzedaży, logistyki i customer support.
-
Przeprowadź testy integracji na danych przykładowych przed wdrożeniem.
-
Integracja „na siłę” – czyli łączenie systemów, które nie pasują do siebie
Kupujesz moduł ERP, bo sąsiad polecił, a potem próbujesz go połączyć ze sklepem online. Niestety, nie każdy system nadaje się do twojego modelu biznesowego.
Klasyczny błąd: Platforma eCommerce wymaga aktualizacji cen w czasie rzeczywistym, a ERP aktualizuje dane raz na godzinę. Rezultat? Klient widzi promocję, która… już się skończyła. Albo odwrotnie – cena w systemie jest niższa niż na stronie.
Rozwiązanie:
-
-
Wybieraj systemy z native integracjami (np. Shopify z Microsoft Dynamics) lub korzystaj z rozwiązań pośrednich, które specjalizują się w łączeniu nawet skomplikowanych ekosystemów.
-
Sprawdź, czy ERP obsługuje dwukierunkową synchronizację (dane płyną z eCommerce do ERP i na odwrót).
-
„Zrobimy to w miesiąc!” – nierealne harmonogramy
Presja czasu to wróg dobrych integracji. Próba „przepchnięcia” projektu w 30 dni często kończy się tym, że:
-
-
Pracownicy nie zdążą się przeszkolić
-
Błędy w danych wychodzą dopiero po wdrożeniu
-
Klienci masowo reklamują zamówienia
-
Statystyka, która przeraża: Według badań DCKAP, 68% firm, które nie przeprowadziły testów integracji, musiało wracać do projektu w ciągu 3 miesięcy7.
Planuj mądrze:
-
-
Zarezerwuj 20% czasu buforu na nieprzewidziane problemy (np. aktualizacja API twojego eCommerce).
-
Wprowadź integrację etapami – najpierw moduł zamówień, potem magazyn, na końcu finanse.
-
Magazyn mówi „mamy”, sklep pokazuje „brak” – problemy z synchronizacją
To najczęstszy techniczny błąd zgłaszany przez firmy eCommerce. Winowajcy?
-
-
Brak automatycznych retry przy błędach integracji
-
Różne formaty danych (np. SKU w ERP: „PROD-123”, w eCommerce: „123_PROD”)
-
Limity API (np. system ERP pozwala na 100 zapytań/minutę, a sklep generuje 150)
-
Case study: LockNLube – producent narzędzi – zredukował czas zarządzania magazynem o 70%, wprowadzając ERP z automatycznymi alertami o niskich stanach i integrując go z WooCommerce3.
Jak uniknąć koszmaru synchronizacji?
-
-
Wprowadź rejestr błędów – miejsce, gdzie system zapisuje nieudane próby synchronizacji i ich przyczyny.
-
Używaj narzędzi do transformacji danych (np. mapowanie pól „nazwa” w ERP na „product_name” w eCommerce).
-
Testuj obciążenie – symuluj 2x więcej zamówień niż zwykle, by sprawdzić, czy system nie padnie.
-
„Przecież sam Excel wystarczy” – ignorowanie automatyzacji
Wiele firm wciąż ręcznie eksportuje/importuje dane między systemami. Efekt?
-
-
15% zamówień z błędami (źle przepisana ilość, adres)
-
Opóźnienia nawet do 48 godzin w realizacji
-
Koszty pracy – 3 godziny dziennie pracownika na „przeklejanie” danych
-
Szokujące dane: Badanie Jitterbit pokazuje, że firmy bez integracji ERP-eCommerce tracą średnio 22 000 zł miesięcznie na ręcznej obsłudze zamówień.
Ratunek:
– Zautomatyzuj minimum 5 kluczowych procesów:
-
-
Aktualizacja stanów magazynowych
-
Przesyłanie zamówień do ERP
-
Generowanie faktur
-
Aktualizacja statusów wysyłki
-
Synchronizacja danych klientów
-
– Jeśli twoja platforma nie ma gotowych integracji, rozważ iPaaS (Integration Platform as a Service) – np. rozwiązania od BeAutomate pozwalają łączyć nawet niestandardowe systemy.
„Szkolenie? Po co? To intuicyjne!” – lekceważenie czynnika ludzkiego
Nawet najlepsza integracja zawiedzie, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak z niej korzystać. Typowe scenariusze:
-
-
Dział obsługi klienta nie potrafi sprawdzić w ERP, czy zamówienie jest już w drodze
-
Logistyka wysyła produkty, które są zarezerwowane w innym kanale
-
Marketing tworzy promocje na produkty wycofane z oferty
-
Jak budować kompetencje?
-
-
Stwórz interaktywny przewodnik z najczęstszymi scenariuszami (np. „Co robić, gdy klient zmieni adres po złożeniu zamówienia?”).
-
Wprowadź grywalizację – np. quizy z nagrodami za znajomość nowego systemu.
-
Wyznacz „ERPowych ambasadorów” w każdym dziale – osób, które pomogą kolegom.
-
Podsumowanie: Integracja ERP to nie projekt IT – to zmiana kultury firmy
Uniknięcie tych błędów nie gwarantuje, że integracja będzie idealna… ale zmniejsza ryzyko katastrofy o 80%. Pamiętaj:
🔹 Nie integruj byle jak – lepiej zainwestować w dobre rozwiązanie, niż później płacić za poprawki.
🔹 Mierz efekty – np. czas realizacji zamówienia przed i po integracji, liczba błędów ręcznych.
🔹 Słuchaj zespołu – to oni wiedzą, gdzie system „uciera” najbardziej.
