Integracja sklepu internetowego IdoSell i Baselinker z SAP Business One za pośrednictwem beautomate

wrz 24, 2024

Wprowadzenie

W dynamicznie rozwijającym się świecie e-commerce, automatyzacja procesów sprzedażowych oraz synchronizacja danych między różnymi systemami to klucz do efektywnego zarządzania sklepem internetowym i jego zasobami. Właściciele sklepów korzystających z platformy IdoSell oraz systemu ERP SAP Business One oraz platformy sprzedaży Baselinker, mogą znacząco usprawnić swoją działalność dzięki integracji tych rozwiązań za pośrednictwem beautomate. Baselinker pełni rolę jednego miejsca dla zamówień z różnych kanałów sprzedaży, a beautomate pełni rolę pomostu umożliwiającego wymianę danych pomiędzy IdoSell, SAP Business One i Baselinker, co automatyzuje wiele procesów i minimalizuje ryzyko błędów.

W tym artykule omówimy przebieg integracji sklepu internetowego IdoSell z systemem SAP Business One i Baselinker z wykorzystaniem narzędzi automatyzacji beautomate oraz korzyści wynikające z takiej integracji.

1. Co to jest IdoSell?

IdoSell to popularna platforma e-commerce, która oferuje zaawansowane narzędzia do zarządzania sprzedażą internetową. Umożliwia ona kompleksowe prowadzenie sklepu online, od obsługi zamówień, przez zarządzanie produktami, po marketing i logistykę. Platforma charakteryzuje się dużą elastycznością oraz możliwością integracji z wieloma systemami zewnętrznymi, w tym systemami ERP, takimi jak SAP Business One.

2. Czym jest SAP Business One?

SAP Business One to zaawansowany system ERP stworzony z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach. Umożliwia on zarządzanie kluczowymi obszarami działalności firmy, takimi jak finanse, sprzedaż, zakupy, magazyn, księgowość oraz produkcja. System zapewnia pełną kontrolę nad operacjami biznesowymi, a jego elastyczność pozwala na dostosowanie do potrzeb różnych branż. Dzięki integracji z e-commerce, SAP Business One automatyzuje zarządzanie zamówieniami, stanami magazynowymi oraz synchronizację danych finansowych.

3. Czym jest Baselinker?

Baselinker to platforma do zarządzania zamówieniami z różnych kanałów e-commerce w jednym miejscu. Umożliwia integrację pomiędzy różnymi systemami e-commerce, ERP oraz marketplace’ami. W przypadku integracji IdoSell z SAP Business One, Baselinker pełni rolę hub’a zamówień z wielu kanałów sprzedaży, który zapewnia unifikację danych do synchronizacji danych między obiema platformami. Dzięki Baselinker możliwa jest automatyzacja takich procesów jak:

  • Import zamówień z IdoSell,
  • Aktualizacja stanów magazynowych z Baselinker w IdoSell,
  • Synchronizacja informacji o produktach i cenach,
  • Automatyczna aktualizacja statusów zamówień.

4. Rola beautomate w integracji

beautomate to platforma, która dostarcza narzędzia do profesjonalnej automatyzacji wymiany danych między systemami. Posiada certyfikowane narzędzia integracyjne dla SAP Business One. Umożliwia dwukierunkową wymianę danych między systemami ERP, OMS, e-commece, WMS, CRM, i wieloma innymi. Dzięki beautomate możliwa jest automatyzacja takich procesów jak:

5. O projekcie

Dynamicznie rozwijająca się firma z branży galanterii skórzanej, prowadziła swój sklep internetowy na platformie IdoSell, oferując szeroką gamę produktów. Wraz ze wzrostem liczby zamówień oraz potrzebą lepszego zarządzania magazynem i procesami księgowymi, pojawiła się potrzeba wdrożenia rozwiązania do automatycznej wymiany danych między platformą e-commerce IdoSell i systemem ERP SAP Business One. Priorytet wdrożeniu nadało dodatkowo otwarcie nowych sklepów internetowych na platformie IdoSell oraz publikacja ofert w marketplaces za pomocą Baselinker, co jeszcze zwiększyło tępo wzrostu dynamiki sprzedaży.

Kluczowym wyzwaniem było jednak połączenie trzech różnych systemów, tak aby dane pomiędzy sklepem IdoSell, Baselinker i ERP były w pełni zautomatyzowane i synchronizowane.

Rozwiązaniem tego problemu okazały się narzędzia beautomate, które pozwoliły na integrację IdoSell, Baselinker i SAP Business One.

6. Wyzwania

  1. Ręczna obsługa zamówień: Przed integracją, procesy związane z przenoszeniem danych zamówień od Klientów, stanów magazynowych, dokumentów sprzedaży były realizowane ręcznie, co prowadziło do opóźnień w realizacji zamówień i licznych błędów
  2. Brak synchronizacji stanów magazynowych: Z powodu braku pełnej automatycznej synchronizacji , stany magazynowe często były nie aktualizowane na bieżąco, co prowadziło do sytuacji, w których Klienci kupowali produkty, które były już wyprzedane. Szczególnie dotyczyło to innych magazynów, których łącznie z magazynem online było 8.
  3. Długotrwałe procesy księgowe: Manualne wystawianie dokumentów sprzedaży oraz księgowanie zamówień w SAP Business One zajmowało dużo czasu i zwiększało obciążenie działu obsługi Klienta i księgowego.

7. Cele projektu

  1. Automatyczna obsługa zamówień: Zautomatyzowanie transferu danych między IdoSell, Baselinker a SAP Business One, w celu wyeliminowania ręcznych procesów i minimalizacji błędów.
  2. Aktualizacja stanów magazynowych: Synchronizacja informacji o dostępności produktów, aby unikać sprzedaży produktów niedostępnych w magazynie.
  3. Usprawnienie procesów księgowych: Automatyczne generowanie dokumentów księgowych w SAP Business One, takich jak faktury i przesyłanie ich do Klientów końcowych.

8. Przebieg integracji

1. Analiza wymagań Klienta

W pierwszej fazie projektu przeprowadziliśmy szczegółową analizę wymagań klienta, obejmującą jego potrzeby w zakresie zarządzania zamówieniami, stanami magazynowymi oraz procesami księgowymi. Na podstawie analizy ustaliliśmy, że platforma beautomate będzie optymalnym rozwiązaniem, które umożliwi integrację pomiędzy IdoSell, Baselinker a SAP Business One.

2. Konfiguracja platformy Baselinker

Kolejnym krokiem było założenie konta na platformie Baselinker oraz konfiguracja połączenia ze sklepami internetowymi IdoSell. Po stronie IdoSell zostało skonfigurowane API, które umożliwiło platformie Baselinker automatyczne pobieranie zamówień oraz aktualizację stanów magazynowych.

Z uwagi na wiele magazynów w IdoSell zostały ustanowione odpowiednie połączenia do poszczególnych magazynów w Baselinker, aby zasilać je docelowo z SAP Business One.

3. Konfiguracja narzędzi integracyjnych beautomate

Za pomocą dedykowanego modułu integracyjnego i certyfikowanych przez SAP konektorów, połączono SAP Business One z Baselinker, umożliwiając przesyłanie danych o produktach, stanach magazynowych, zamówieniach oraz fakturach pomiędzy tymi systemami.

4. Testy i optymalizacja

Po wstępnej konfiguracji przeprowadziliśmy serię testów, aby upewnić się, że wszystkie procesy przebiegają prawidłowo. Testy obejmowały automatyczne przesyłanie zamówień z IdoSell do Baselinker a następnie do SAP Business One, aktualizację stanów magazynowych do wielu magazynów  oraz przesyłanie faktur do Baselinker. Na tym etapie dopracowaliśmy szczegóły techniczne, takie jak częstotliwość synchronizacji oraz ustawienia specyficzne dla potrzeb Klienta.

5. Wdrożenie produkcyjne

Po pomyślnym zakończeniu testów system został wdrożony w środowisku produkcyjnym. Od tego momentu wszystkie zamówienia złożone w sklepie internetowym zaczęły być automatycznie przesyłane do SAP Business One, co pozwoliło na pełną automatyzację procesu realizacji zamówień.

Aktualizacja stanów magazynowych została uruchomiona i zaczęła zasilać na bieżąco odpowiednie magazyny w realne stany produktów.

Dokumenty faktur zaczęły być przekazywane do Baselinker i przesyłane do Klientów Końcowych.

9. Wyniki

1. Zautomatyzowana obsługa zamówień

Dzięki integracji, nasz Klient zredukował liczbę błędów wynikających z ręcznego przetwarzania zamówień o 90%. Zamówienia z IdoSell i z Baselinker są teraz automatycznie przekazywane do SAP Business One, gdzie poddawane są dalszemu przetwarzaniu. Czas realizacji zamówień skrócił się o 70%, co przyczyniło się do zwiększenia zadowolenia klientów.

2. Aktualizacja stanów magazynowych

Dzięki synchronizacji stanów magazynowych między SAP Business One a Baselinker i IdoSell, oferta sklepu internetowego i marketplaces jest zawsze zgodna z rzeczywistym stanem magazynu. Pozwoliło to wyeliminować sytuacje, w których klienci składali zamówienia na produkty niedostępne w magazynie, co zmniejszyło liczbę zwrotów oraz reklamacji.

3. Optymalizacja procesów księgowych

Automatyczne generowanie faktur oraz dokumentów księgowych w SAP Business One pozwoliło zmniejszyć obciążenie działu księgowego dla kanału sprzedaży e-commerce o 40%. Czas potrzebny na obsługę jednego zamówienia skrócił się dzięki automatyzacji, co pozwala działowi księgowości skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

4. Skalowalność rozwiązania

Zintegrowane rozwiązanie okazało się również skalowalne, co pozwala na łatwe dodawanie nowych kanałów sprzedaży, marketplace’ów oraz rozwijanie oferty produktowej bez konieczności manualnego zarządzania większą liczbą zamówień.

10. Podsumowanie

Integracja IdoSell, Baselinker z SAP Business One za pośrednictwem beautomate przyniosła  wymierne korzyści w postaci zautomatyzowania kluczowych procesów e-commerce i ERP. Dzięki temu firma mogła znacząco poprawić swoją efektywność operacyjną, zmniejszyć liczbę błędów i skrócić czas realizacji zamówień, co przełożyło się na lepsze wyniki biznesowe i wyższy poziom zadowolenia klientów.

Integracja okazała się także świetnym fundamentem dla dalszego rozwoju firmy, umożliwiając łatwe skalowanie operacji i wprowadzanie nowych kanałów sprzedaży bez zwiększenia nakładu pracy.

Kluczowe wskaźniki sukcesu:

  • Redukcja błędów związanych z ręcznym przetwarzaniem zamówień o 90%,
  • Skrócenie czasu realizacji zamówień o 70%,
  • Zmniejszenie obciążenia działu księgowego o 40%,
  • Automatyczna aktualizacja stanów magazynowych na bieżąco.

Dzięki tej integracji, nasz Klient zyskał nowoczesne, efektywne narzędzie, które wspiera dalszy rozwój działalności na coraz bardziej konkurencyjnym rynku e-commerce.