Automatyzacja e-commerce od zamówienia do wysyłki

Automatyzacja e-commerce od zamówienia do wysyłki – jak połączyć sklep, marketplace, ERP, WMS i kurierów?

Klient składa zamówienie w sklepie internetowym. Kilka sekund później informacja może znaleźć się w systemie OMS lub ERP, następnie trafić do magazynu, uruchomić kompletację, wygenerować etykietę przewoźnika, przekazać numer przesyłki do kanału sprzedaży oraz dostarczyć klientowi fakturę. Bez ręcznego przepisywania danych pomiędzy systemami. Właśnie na tym polega dobrze zaprojektowana automatyzacja e-commerce.

Problem pojawia się wtedy, kiedy wraz ze wzrostem sprzedaży rośnie liczba sklepów, marketplace’ów, magazynów, przewoźników oraz operacji wykonywanych przez pracowników. To, co przy 50 zamówieniach dziennie wydawało się niewielką niedogodnością, przy 500 lub 5 000 zamówień staje się realnym ograniczeniem rozwoju.

Gdzie zaczyna się automatyzacja procesu zamówienia?

Nie w konkretnym systemie. Zaczyna się od odpowiedzi na pytanie: co powinno wydarzyć się od momentu zakupu produktu do jego dostarczenia klientowi?

Typowy proces może wyglądać następująco:

sklep / marketplace → OMS → ERP → WMS → kurier → tracking → faktura → klient

Nie oznacza to jednak, że każda firma potrzebuje dokładnie takiej architektury. W prostszym modelu sklep może komunikować się bezpośrednio z systemem ERP. W innym OMS może być centralnym systemem odpowiedzialnym za wszystkie zamówienia. W jeszcze innym systemie ERP pozostaje głównym źródłem danych, a oprogramowanie WMS steruje logistyką magazynową.

Kluczowa jest nie liczba systemów, lecz spójność przepływu danych pomiędzy nimi.

1. Pobieranie zamówień ze sklepów i marketplace

Sprzedaż często odbywa się równolegle przez Shopify, IdoSell, PrestaShop, WooCommerce, Allegro, Amazon, ERLI, Kaufland czy inne marketplace’y. Każdy kanał sprzedaży ma własną strukturę danych, statusy, sposoby płatności i metody dostawy. Warstwa integracyjna lub system OMS może zebrać te informacje i zamienić je w jeden spójny proces. Dzięki temu firma nie musi budować osobnej procedury operacyjnej dla każdego kanału sprzedaży.

2. Przekazanie zamówienia do ERP

System ERP nadal jest w wielu organizacjach miejscem, w którym odbywa się kluczowa część obsługi sprzedaży. Automatyczna integracja może odpowiadać między innymi za:

• utworzenie zamówienia,
• identyfikację kontrahenta,
• przypisanie magazynu,
• pobranie cen i rabatów,
• przekazanie informacji o płatności,
• utworzenie dokumentów magazynowych
• utworzenie dokumentów sprzedaży.

Pracownik nie powinien przepisywać informacji, które zostały już wcześniej wprowadzone przez klienta.

3. ERP i WMS – automatyczne przekazanie zlecenia do magazynu

Po zatwierdzeniu zamówienia kolejnym etapem realizacji może być system WMS. System magazynowy otrzymuje dane potrzebne do kompletacji. Po jej zakończeniu zwraca informację o rzeczywiście zebranych oraz spakowanych towarach.

To szczególnie ważne przy większej liczbie zamówień, kilku magazynach lub wykorzystaniu zewnętrznego operatora logistycznego.

4. Automatyczne generowanie etykiety kurierskiej

Dane odbiorcy są już w zamówieniu. Dlaczego więc pracownik miałby ponownie wprowadzać je do systemu przewoźnika?

Integracja kurierska może automatycznie:

• utworzyć przesyłkę,
• wygenerować i pobrać etykietę,
• zapisać numer listu przewozowego,
• przekazać tracking do systemów ERP, OMS oraz kanału sprzedaży.

To przykład niewielkiej czynności, która wykonywana tysiące razy miesięcznie generuje znaczny koszt operacyjny.

5. Status zamówienia wraca do marketplace

Automatyzacja powinna działać w obie strony. Gdy przesyłka zostanie przygotowana, odpowiednia informacja może automatycznie wrócić do sklepu, marketplace’u, systemów OMS, ERP lub systemu obsługi klienta.

Klient otrzymuje aktualny status bez konieczności ręcznej ingerencji pracownika.

6. Faktura i dokumenty

Kolejnym etapem może być automatyczne wygenerowanie dokumentu sprzedaży i przekazanie go do klienta lub odpowiedniego systemu. Proces może obejmować obsługę KSeF, zależnie od wykorzystywanej infrastruktury i wymagań organizacji.

Automatyzacja nie oznacza wymiany wszystkich systemów

To jedna z najważniejszych kwestii. Firma może mieć sprawnie działający system ERP, dobry system WMS oraz sklep, którego nie zamierza zmieniać.

Problemem nie są wtedy same systemy. Problemem są luki pomiędzy nimi.

Warstwa integracyjna może wykorzystać usługi API, webservice, kolejki komunikatów, pliki lub inne dostępne mechanizmy komunikacji i stworzyć jeden proces bez konieczności wymiany całej infrastruktury.

Od czego zacząć?

Najlepiej nie od wyboru technologii. Najpierw warto rozpisać obecny proces i znaleźć czynności, które:

• powtarzają się najczęściej,
• wymagają wielokrotnego przepisywania danych,
• powodują błędy,
• albo ograniczają możliwość zwiększenia liczby zamówień.

Dopiero później wybiera się właściwe rozwiązanie.

Beautomate pomaga firmom e-commerce automatyzować procesy, integrować systemy i zamieniać powtarzalną pracę w przewagę operacyjną.